Questa settimana la dedicheremo alla gestione del tempo cercando di semplificarci l'attività lavorativa per essere più produttivi.
Ricordatevi i 30 minuti!
STEP 1: FARE UNA LISTA DEI COMPITI
Prendete carta e penna (o usate il computer) per stendere una lista dei compiti che generalmente eseguite sul lavoro. La lista varia a seconda del lavoro che fate, ma potrebbe includere:
- gestire il personale da noi dipendente
- scrivere report
- contattare altri reparti
- analisi finanziaria
- creare presentazioni
- organizzare
- prendere decisioni
- gestire il capo (assisterlo in alcuni progetti, ecc.)
- gestire clienti/fornitori
- creare prodotti
- ricerche
- rispondere a email
STEP 2: SEMPLIFICARE ED ELIMINARE
Passare l'elenco per vedere se si può tagliare, snellire alcuni compiti.
Per esempio:
* puoi smettere di rispondere a email che non hanno veramene bisogno di una risposta?
* invece di rispondere alle chiamate o alle email man mano che arrivano, si può rispondere a tutti in una volta sola? Oppure si può dedicare un momento della giornata alle risposte?
* se le email chiedono sempre le stesse informazioni, non è possibile creare un FAQ?
* se gestite personale, si possono pianificare riunioni settimanali, bisettimanali o giornaliere per indirizzarne l'operato o rispondere ai loro dubbi in una sessione unica?
STEP 3: DELEGARE
Ora, tra i compiti che rimangono, valutate se c'è qualcosa che potete delegare.
Per esempio:
§ si può istruire un membro giovane per redigere bozze di progetti, report, presentazioni che poi verranno corrette da voi?
§ eseguite delle operazioni che possono essere gestite in modo più efficace da altro personale?
STEP 4: ESTERNI
Ora controllate se qualche compito può essere dato in appalto ad esterni.
Per esempio:
# ci sono società specializzate in alcuni rami che potrebbero svolgere alcuni compiti risparmiando tempo e denaro.
STEP 5: RAGGRUPPARE
Infine, i compiti che vi rimangono possono essere raggruppati insieme per una maggiore efficienza in termini di tempo, denaro e mentale.
Per esempio:
- puoi organizzare intere ore, pomeriggi, mattinate ad un lavoro, riunione o altri lavori in modo da non avere tempi morti per transizioni "mentali" tra un compito e un altro.
COSA FARE E COSA NON FARE
* Non preoccupatevi di inserire nell'elenco le attività che eseguite occasionalmente
* Inserire invece le attività che vi portano via molto tempo, ripetitive, fastidiose, demotivanti. Questi sono i punti che devono essere ottimizzati per migliorare la produttività e la gestione del tempo.
OPZIONI
Se avete più tempo potete:
§ potete coinvolgere in questa missione anche il vostro team, il vostro reparto, il vostro capo o assistente e sentire anche le loro opinioni sulla gestione delle attività. Aumenterà senza ombra di dubbio il successo aziendale ed il morale del personale.
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