domenica, novembre 29, 2009

Missione: organizzazione - part 21

Dopo aver saltato una settimana (scusatemi!) eccoci di nuovo con le nostre missioni.
Oggi ci occuperemo di creare un'organizzata routine mattutina in modo da affacciarci al nuovo giorno con uno spirito più motivato e pronto alle sfide della vita.

Come sempre, rispettate i 30 minuti per questa missione!

STEP 1: CREARE UNA LISTA DELLE COSE DA FARE OGNI MATTINA
Consiglio di scrivere (a mano o al computer) la lista e di porla in un luogo frequentato alla mattina: appesa sullo specchio del bagno, attaccata al frigor, ecc. in modo da ricordarci le cose che devono essere sbrigate.
Includete nella lista non solo le faccende che debbono essere sistemate, ma anche gesti che vi aiutano a sentirvi bene.
Potete dividere la lista per zone oppure per obiettivi da raggiungere. Per es.

NUTRIRSI

  • fare colazione

  • preparare il pranzo o la merenda da portare a scuola o in ufficio

  • mettere il tutto in borsa o in cartella

  • caricare la lavastoviglie
  • pulire il tavolo e le altre superfici coinvolte nella preparazione (una cucina pulita vi metterà on umore quando rientrerete a casa!)
PULIZIA PERSONALE
  • fare la doccia o lavarsi come siete più abituati
  • pulire le unghie
  • lavarsi i denti
  • radersi
  • sistemare i capelli (chiedete al parrucchiere di farvi un taglio che rimanga a posto col minimo sforzo)
  • truccarsi (mantenete un look semplice in modo da perdere meno tempo)
  • riappendere gli asciugamani
  • sistemare i prodotti utilizzati (lacca, trucchi, ecc.)
VESTIRSI
  • scegliere abiti che vi fanno sentire bella
  • controllare che siano a posto (nessuna scucitura, bottoni lenti, zip che non funzionino, ecc.)
  • mettere via ogni abito non utilizzato
  • sorridere mentre vi specchiate
ORGANIZZAZIONE PERSONALE
  • fare il letto (un letto ben fatto vi aiuta a iniziare e a finire la giornata)
  • controllare l'agenda per essere preparati agli impegni della giornata
CONTROLLARE LA LISTA DELLE COSE DA PRENDERE
  • chiavi
  • portafoglio
  • cellulare
  • borsa, ventiquattrore, zaino, ecc
  • cappotto, giacca, cardigan, golfino, ecc
  • biglietti, ticket, gettoni, monete, ecc.
STEP 2: CRONOMETRATEVI
Domani, completate la vostra routine mattutina e annotate quanto tempo vi ci è voluto. Valutate se questo tempo è adeguato, altrimenti cercate di capire cosa c'è che non va nella lista.

STEP 3: SEGUITE LA NUOVA ROUTINE ORGANIZZATA OGNI GIORNO
Fa diventare questa pratica un'abitudine.

COSA FARE E COSA NON FARE
  • non fate diventare questa lista una incombenza da sbrigare: durerà molto poco. Piuttosto siate veloci e contenti. Aiutate il vostro umore a risollevarsi durante la routine ascoltando della musica.
  • ricordatevi che il tempo speso ogni mattina per il vostro rituale vi ripagherà in una migliore organizzazione e motivazione
OPZIONI
  • create una routine anche per ciascun figlio. Questo vi risparmierà tempo e insegnerete ai ragazzi un approccio più organizzato alle loro cose
  • consegnate loro una copia stampata di ciò che devono far

Arrivederci alla prossima missione!

domenica, novembre 15, 2009

Missione: organizzazione - part 20



Una delle migliori cose che potete fare per sentirvi organizzate durante la giornata è preparare bene la notte prima. Questa missione vi aiuterà a organizzare una routine rilassante per il momento di andare a dormire.

Per la missione base avete 30 minuti, se avete più tempo andate alle "opzioni"

STEP 1: FARE UNA LISTA DELLE COSE CHE AVETE BISOGNO DI FARE OGNI SERA
Suggerisco di scrivere una lista (potete utilizzare i suggerimenti dati più in basso) delle azioni che ritenete necessarie fare ogni sera. Tenetelo a portata di mano e ogni sera controllate se avete fatto tutto.

Includete cose che renderanno anche la mattina più rilassante o le giornate più organizzate.

Ordine:

  • sistemare libri, telecomandi, giochi, ecc.
  • passare velocemente lo straccio sulle superfici (soprattutto quelle della cucina)
  • mettere la biancheria sporca nel cesto apposito
  • rimettere la biancheria pulita nell'armadio
Organizzare le zone della mattina per il giorno dopo:
  • caricare ed accendere la lavastoviglie 
  • preparare la tavola per la colazione
  • riempire la caffettiera
  • controllare se c'è latte, biscotti, ecc.
  • controllare gli asciugamani per il bagno
Preparare per il giorno dopo:
  • scegliere gli abiti per il giorno dopo
  • controllare il diario, il calendario, il calendario scolastico dei bambini
  • riunire tutte le cose particolari di cui hanno bisogno i ragazzi (permessi per gite, avvisi, ecc.)
  • sistemare la borsa, zaino, ecc
  • impostare la sveglia in modo da avere il tempo di prepararsi senza dover corre
  • stendere una lista delle cose che devono essere prese in considerazione il giorno dopo
Andare a letto pronti:
  • lavare i denti,
  • lavare la faccia
  • abbracciare l'orsetto del cuore (scherzo!), cioè fare quei gesti che vi rilassano prima di andare sotto le coperte
STEP 2: TEMPO PER VOI STESSE
Stasera eseguite tutte le azioni di questa missione e prendete nota di quanto tempo vi occupa. Questo è quanto tempo è necessario per sistemare le vostre notti.

STEP 3: SEGUITE LA VOSTRA LISTA DELLA "BUONANOTTE"
Ogni sera prendete la vostra lista e seguitela! Fate diventare questa azione un'abitudine.

COSE DA FARE E COSE DA NON FARE
  • Non fate diventare questa missione una incombenza. Siate veloci. Se dedicate non più di 20-30 minuti, diventerà un'abitudine e non ci penserete più.
  • Non sentitevi obbligati a eseguire tutti i passaggi prima di andare a dormire: se riuscite a sistemare alcune cose durante la serata, meglio.
  • Ricordatevi che il tempo che spendete ogni sera per questo rituale lo guadagnerete in una migliore organizzazione del tempo, personale con riduzione dello stress.
OPZIONI
  • Come sempre, nel caso abbiate più tempo, coinvolgete la famiglia. Questo permetterà di guadagnare tempo e insegnerà ai ragazzi una migliore organizzazione. Assegnate loro un particolare compito per ciascuna delle categorie dello step 1: ordine (mettere via i giocattoli?), zone della mattina (preparare la tavola?), ecc. Aggiungete alcuni compiti quali preparare lo zaino, lavare i denti, ecc.
    Sarebbe meglio consegnare una copia personale scritta della routine serale che devono seguire.




Premio



Cinzia di MammaFortunata mi ha assegnato questo premio e la ringrazio molto di avermi pensata.
Purtroppo non posso continuare la catena di premiazione anche se avrei molti siti da premiare (le risorse delle mamme non finiscono mai!): purtroppo sto passando un periodaccio lavorativo, ho il morale a terra e non ho molto tempo da dedicare al blog.
Spero che mi scuserete, soprattutto te, Cinzia.
Rimando ad un futuro prossimo l'assegnazione del premio ad altri dieci siti.
Grazie comunque.

domenica, novembre 08, 2009

Missione: organizzazione - part 19


Scusate per il ritardo con cui esco con questo post, ma ho avuto una settimana particolarmente impegnativa.
Dunque questa settimana si parla di ufficio.
Se volete aumentare la produttività, la motivazione e la chiarezza mentale, una delle prime cose su cui dovete puntare è un luogo di lavoro efficiente.
Quindi in questa missione cercheremo di portare un po' di ordine nel posto dove passiamo la maggior parte della nostra giornata!
I 30 minuti canonici dovrebbero essere da sprone! Come sempre, se avete più tempo, leggete le opzioni.

STEP 1: BUTTARE TUTTO IL SOSTITUIBILE (10 minuti)
Procuratevi il solito cestino (o cestone se occorre!!) per buttare tutto ciò che non serve o che può essere recuperato (da file, da originali archiviati, ecc.) all'occorrenza. Per es.:

- testi e appunti scolastici o di corsi (a meno che siano recenti e quindi ancora aggiornati)
- vecchie riviste, giornali, ricevute, corrispondenze (da tenere solo se utili a fini fiscali); ricordarsi di distruggere documenti confidenziali
- strumenti che non vengono utilizzati (per esempio un fustellatrice a 3 buchi quando avete raccoglitori a 4 anelli!)
- cancelleria eccessiva
- aggeggi che non hanno scopo (decorativo, bellezza, ecc.)
- pile di documenti da leggere e che non leggerete mai!
- libri che non consultate
- vecchi computer o manuali di software che non servono
- cartoline di auguri per compleanni o festività (a meno che siano veramente speciali per voi)
- stampanti, scanner, fax fuori uso
- telefoni, computer, cellulari, ecc. non utilizzati 
- progetti abbandonati
- vecchi block notes che non servono da riferimento
- vecchie lampade, sedie ed altro equipaggiamento in pessimo stato
- doppioni di fustellatrici, righelli, forbici, ecc.
- qualsiasi altro oggetto che non avete usato negli ultimi 12 mesi
- qualsiasi altro oggetto rotto, consumato, inutile per la vostra professione
    STEP 2: ARCHIVIARE (5 minuti)
    Ogni altro oggetto che deve essere conservato ma di cui non avete un imminente bisogno, deve trovare alloggio fuori dal vostro ufficio. Quindi raccogliete tutti questi documenti ed oggetti in scatoloni e successivamente trovate loro posto in un archivio.

    STEP 3: RISISTEMARE CIO' CHE REALMENTE SERVE
    Tutto ciò che invece serve al vostro lavoro deve essere risistemato all'interno del vostro ufficio   in base alla frequenza d'uso.
    Per es.:

    * computer e agenda devono essere a portata di mano, sulla scrivania
    * documenti e cancelleria di largo uso devono essere convenientemente accessibili, quindi in cassetti o nelle vaschette portadocumenti
    * documenti e strumenti che vengono consultati saltuariamente possono trovare posto in armadi o scaffali non necessariamente a portata di mano
      Se siete disposti a seguire questi tre step, anche in modo frettoloso, il vostro umore migliorerà e sarete più produttivi e fiduciosi nel vostro lavoro.
      Alla fine provate a sedervi alla vostra scrivania e osservare la vostra postazione di lavoro. Non vi sentite già meglio?

      COSA FARE E COSA NON FARE

      #  non fate l'errore di tenere a portata di mano anche oggetti che usate raramente solo perché avete spazio: lavorare in un luogo sgombro vi rende più produttivi 

      #  siate rigidi ed eliminate tutto ciò che non vi aiuta nel vostro lavoro. Ogni oggetto che rimane vi costa in termini di disordine mentale e distrazione.
        OPZIONI
        Se avete più tempo:

        - togliete tutto dalla vostra scrivania, armadio, cassetti e completate gli step 1 e 2 rimettendo a posto tutto ciò che realmente serve, come suggerito nello step 3. Un po' di musica può rendere il tutto un po' divertente il lavoro!

        Pronti, partenza... via!

        domenica, novembre 01, 2009

        Missione: organizzazione - part 18


        Vivere una vita organizzata è molto più semplice quando si hanno a disposizione sistemi e strumenti che sono essi stessi ben ordinati.
        Quindi in questa missione ci occuperemo di mantenere ordinato uno dei strumenti più utili ed utilizzati: il computer.
        Nota: questa missione non prenderà in esame l'organizzazione di Email a cui sarà dedicata una missione in particolare.

        STEP 1: CREARE DELLE MACRO CATEGORIE
        Decidiamo massimo 5 grandi categorie sotto le quali catalogare ogni singolo documento, file, programma, ecc. che abbiamo nel computer.
        Per esempio potrebbero essere:

        1. Documenti
        2. Foto
        3. Musica
        Se queste cartelle non sono ancora state create in cima alla vostra gerarchia, createle adesso. Se non avete musica o immagini da catalogare, non create queste cartelle. Se avete categorie alternative che utilizzate di più, aggiungetele.

        STEP 2: CREARE LE SOTTOCATEGORIE DI DOCUMENTI
        Ecco alcuni esempi:
        BUSINESS & CARRIERA
        1. Progetti correnti:
          - progetto A
          - progetto B
          - progetto C
        2. Amministrazione
          - marketing
          - contabilità
          - legale
        3. Personale
        4. Archivio
        ORGANIZZAZIONE DELLA CASA
        1. Progetti correnti
          - progetto A
          - progetto B
          - progetto C
        2. Famiglia
          - mamma
          - papà
          - figlio 1
          - figlio 2
        3. Compiti/organizzazione famigliare
        4. Personale
        5. Archivio
        STEP 3: CREARE SOTTOCARTELLE PER LE FOTO
        Creare delle sottocartelle per le foto in accordo con la vostra modalità di ricerca delle foto.
        Per es.:
        • SOGGETTO - famiglia, giardini, vita selvaggia, ecc
        • EVENTI O LUOGHI - vacanza in Africa, compleanno di Marco, matrimonio di Silvia, ecc
        • DATE - utile solo se ricordate le cose per data altrimenti un eventuale ricerca futura diventa lunga
        STEP 4: CREARE SOTTOCARTELLE PER LA MUSICA
        Creare playlist in accordo ai vostri gusti.
        Per es.:
        • per GENERE - 80s, classica , elettronica, ecc.
        • per UMORE O LUOGO - per ginnastica, per relax, per motivarvi, ecc.
        • una COMBINAZIONE
        STEP 5: CANCELLARE I DOCUMENTI, FOTO E MUSICA NON NECESSARI
        Prendete il rischio di perdere qualcosa in cambio di una sensazione di pulizia del computer. Per non perdere niente potrete pensare ad un bel backup (vedi step 6), con successiva pulizia del computer lasciando solo i file che veramente utilizzate. Scoprirete che per la stragrande maggioranza dei file che avrete salvato nel backup e che avrete cancellato dal computer non sentirete l'esigenza di ripristinarli.

        STEP 6: ARCHIVIATE TUTTO
        Eseguite un backup di tutto in modo da poter cancellare e pulire per bene il vostro computer. Abbiamo solo 30 minuti quindi per ora non possiamo vagliare ogni singolo file, facendo un backup di tutto non avremo paura di perdere niente quando cancelleremo i dati dal computer.

        STEP 7: PULIRE IL DESKTOP
        Ripulire il computer dai file, compreso il desktop con i suoi link ai programmi e documenti.

        Ora, non avete una netta sensazione di chiarezza e pulizia?

        COSA FARE E COSA NON FARE
        • non inserire una categoria "VARIE". E' un modo per evitare di prendere decisioni mentre invece noi abbiamo bisogno di prendere decisioni se vogliamo essere organizzati.
        • creare meno categorie possibili: aiuta ad archiviare e ritrovare in poco tempo
        • personalizzare la vostra gerarchia di cartelle, aggiungendo o togliendo categorie se ciò rende più agevole il vostro lavoro. Mantenete i nomi delle cartelle corti e chiari.
        OPZIONI
        Se avete più di 3 minuti da spendere potete:
        • vagliare più attentamente i file ed archiviarli in cartelle più consone
        • creare delle cartelle ad hoc per i bambini se questi utilizzano il computer e decidere con loro come strutturare il loro archivio
        • scegliere uno sfondo nuovo per il desktop che vi motivi a mantenere tutto in ordine anche in futuro!

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