Missione: organizzazione - part 9

da Get Organized Wizard

Se l'organizzazione dell'ufficio o dello studio è il vostro punto debole, questa missione vi piacerà.

Una delle principali cause di un lavoro disorganizzato è l'accumulo di carta - che di solito accade perchè il sistema di archiviazione è troppo complicato o inesistente.

In questa missione andremo a creare un super semplice sistema di archiviazione che non solo renda facile l'archiviazione ma anche il recupero del documento quando e avrete bisogno.

Il paradiso dei sistemi di archiviazione

Il nostro sistema sarà suddiviso in 5 macro-categorie generali ed un certo numero di sottocategorie.

STEP 1: CREARE UN SISTEMA VISUALE DI DIVISIONE

Il primo passo è decidere come si voglione catalogare visivamente e fisicamente le 5 macro-categorie. Questo stadio è molto importante, perchè avere dei facili indicatori visuali di divisione vi permetterà di archiviare e ritrovare velocemente e facilmente qualsiasi documento.

Si possono usare delle cartelle sospese per le macro-categorie e dei faldoni/cartellette/buste trasparenti per le sub-categorie. Oppure utilizzare i faldoni per le macro-categorie e suddividere questi con cartellette trasparenti.

E' meglio utilizzare un codice colorato per i raccoglitori, così ciascuna cartelletta/busta contenente una sub categoria appartenente a quel faldone sarà dello stesso colore.

Altre idee:

• inserire dei divisori colorati tra le macro-categorie (se si utilizzano le cartelle sospese)
• utilizzare lettere di grandi dimensioni per le macro-categorie
• usare evidenziatori colorati per creare delle etichette colorate

NON siate perfetti ma tendete alla semplicità per adesso, penserete più tardi ad un aggiornamento del sistema.

STEP 2: ETICHETTARE

Il prossimo passo è prendere una pila di cartelle e cominciare ad etichettare. Utilizzate i post-it se non avete delle etichette. Ricordate i 30 minuti quindi cercate di arrangiarvi con quello che avete per cominciare a buttare giù una bozza di archivio poi in seguito potrete andare in una cartoleria fornita per acquistare ciò di cui avete bisogno.

Sono di seguito proposte alcune tipi di etichette e la loro organizzazione in macro e sub categorie:

Organizzazione della casa

1. Casa e auto
   - documenti di proprietà
   - assicurazione
   - garanzie
   - auto
2. Area medica
   - salute
   - assicurazioni
   - medici
3. Finanza
   - conti bancari
   - mutui
   - carte di credito
   - investimenti
   - prestiti personali
4. Servizi
   - elettricità
   - acqua
   - gas
   - telefono
   - internet
   - rifiuti
5. Famiglia
   - io
   - marito/moglie
   - figlio 1
   - figlio 2, ecc

Questi sono solo esempi, ciascuno può creare le sue macro-categorie e sub-categorie. Se non si hanno le idee chiare si può partire dalla classificazione sopra descritta e predisporre delle cartelle bianche in modo da cambiare l'organizzazione se non è di proprio gusto.

COSA FARE E COSA NON FARE

• Non aggiungere la categoria "Varie" o "Miscellanea". Questo perchè innanzitutto la voce non è esplicativa di ciò che andrete ad archiviare ma anche perchè è troppo facile archiviare qualsiasi documento in una categoria troppo generale creando difficoltà quando poi dobbiamo ricercarlo.
• Creare poche categorie in modo da rendere facile l'archiviazione ed il ritrovamento del documento
• Creare una gerarchia personalizzata in modo da renderla adatta alle vostre esigenze.
• Tenere le descrizioni delle etichette corte e chiare

OPZIONI

Se avete più tempo potete:

• rendere il vostro sistema di archiviazione più carino, con faldoni colorati, etichette simpatiche
• chiedere ai vostri figli cosa vorrebbero mettere nella loro cartella iniziandoli all'abitudine di archiviare documenti importanti che vogliono tenere
• cogliere l'occasione di risistemare il vostro archivio, buttando documenti di cui non avete bisogno