Missione: organizzazione - part 5

Questa settimana cercheremo di imparare a guadagnare tempo e aumentare la nostra produttività in ogni singolo giorno, semplicemente diventando più vivaci e proattivi nelle nostre comunicazioni verbali.

I 30 minuti saranno dedicati alla creazione di semplici modelli per le comunicazioni quotidiane, come:

• segreteria telefonica propria
• messaggi vocali da lasciare in altre segreterie telefonica
• deleghe

Nota: i messaggi di esempio sono solo idee. Naturalmente siate liberi di modificare ed adattare le frasi adattandole alla vostra personalità ed al vostro ruolo.

1: SEMPLIFICA IL TUO MESSAGGIO NELLA SEGRETERIA TELEFONICA (10 MINUTI)

Elimina perdite di tempo registrando un intelligente messaggio vocale.

Gli elementi importanti sono:

• identificare te stesso -> eviti i messaggi che non sono per te
• chiedi al chiamante di specificare chi è -> ti permette di identificare la persona
• chiedi al chiamante di specificare cosa vogliono da te -> ti permette di rispondere velocemente quando richiami
• chiedi al chiamante se vuole essere richiamato -> evita chiamate inutili se la chiamata era solo per informazione
• chiedi a che numero devi richiamare -> risparmi tempo ed errori

Esempio:

Ciao, sono Michele. Grazie per la chiamata. Fatemi sapere cosa posso fare per voi. Se avete bisogno di essere richiamati, per cortesia lasciate il recapito telefonico o la mail. Grazie e arrivederci.

COSA FARE E COSA NON FARE

• sorridi mentre registri il messaggio vocale: il chiamante lo percepisce dalla voce

2: SCRIVI UN TESTO PER I TUOI MESSAGGI VOCALI (10 MINUTI)

Ecco alcuni principi da seguire quando lasciate un messaggio su la segreteria di altri.

Scrivi un testo e lascialo a fianco del telefono o su un post-it appiccicato al telefono.

Gli elementi importanti sono:

• identificati -> non dare per scontato che chi stai chiamando ti riconosca
• specifica che cosa hai bisogno da lui/lei -> in modo che se ti richiamano possano risponderti con celerità
• chiarisci se vuoi essere richiamato -> la tua telefonata può essere solo informativa
• nel caso tu voglia essere richiamato, specifica il numero di telefono a cui ti possono trovare e a che orario -> evita chiamate inutili
• ripeti il numero di telefono o altri dettagli -> risparmi tempo ed errori

Esempio:

Ciao Brad sono Michele

Vorrei spostare la data del nostro appuntamente dal 12 settembre al 19 settembre. Gli altri dettagli (orario e luogo) rimangono gli stessi. Ti prego di richiamarmi per conferma. Devo prenotare entro martedì mattina quindi ti prego di chiamarmi prima di quel giorno.

Il mio numero è 555 555 555, ripeto 555 555 555

Grazie e ciao.

COSA FARE E COSA NON FARE

• riunite tutte le telefonate che avete da fare in un'unica sessione per risparmiare tempo
• considerate la possibilità di lasciare anche il vostro indirizzo e-mail se è facile da capire e ripetetelo
• non lasciate la e-mail se è difficile da capire, limitatevi al numero di telefono o un eventuale n. di telefono alternativo (cellulare)

3: SCRIVERE UN TESTO PER DELEGARE (10 MINUTI)

Semplificare le vostre deleghe può risparmiare tempo e migliorare nettamente i compiti da svolgere. Vale la pena redigere un piccolo testo allo scopo.

Gli elementi importanti sono:

• specificare chiaramente il compito
• specificare evenuali preferenze o speciali richieste
• specificare cosa fare se ci sono problemi
• specificare una scadenza
• specificare cosa fare quando il compito è completato
• dare la possibilità di fare domande

Esempio:

Percy, potresti cortesemente spostare la prenotazione per la conferenza dal 12 settembre al 19 settembre e avvisare ogni partecipante?

Se possibile vorrei lo stesso menù, ma se non si può scegli pure un'alternativa

Se ci sono problemi chiama Sam: è abbastanza conosciuto in sede.

Ho bisogno che la notifica ai partecipanti sia fatta durante la riunione di giovedì. Se puoi mandami una mail per conferma che tutto è stato fatto.

COSA FARE E COSA NON FARE

• esplicita ogni passaggio del compito quando questo è complicato. Ci vuole un po' all'inizio ma rende le cose più semplici e con meno possibilità di errore
• indica cosa fare se ci sono problemi: spesso i compiti delegati si bloccano a causa di problemi che potrebbero essere previsti
• non pensare che nessuna notizia sia una buona notizia. Specifica cosa dovrebbe essere fatto quando un compito è stato portato a termine, specialmente se stai delegando ad una nuova persona

OPZIONI

• in uffcio controlla se qualcuno vuole partecipare nella tua iniziativa di implementare una comunicazione veloce ed intelligente
• se hai bambini, insegna loro  ad essere più informativi nei loro messaggi e testi includendo dettagli come dove sono, a che ora devono essere ritirati da scuola, ecc. Mostrerai in questo modo come essere comunicatori proattivi
• se spedisci molte email simili, prepara un templato e salvalo: avrai così un punto di partenza per le tue comuncazioni regolari.