Missione: organizzazione - part 19

Scusate per il ritardo con cui esco con questo post, ma ho avuto una settimana particolarmente impegnativa.

Dunque questa settimana si parla di ufficio.

Se volete aumentare la produttività, la motivazione e la chiarezza mentale, una delle prime cose su cui dovete puntare è un luogo di lavoro efficiente.

Quindi in questa missione cercheremo di portare un po' di ordine nel posto dove passiamo la maggior parte della nostra giornata!

I 30 minuti canonici dovrebbero essere da sprone! Come sempre, se avete più tempo, leggete le opzioni.

STEP 1: BUTTARE TUTTO IL SOSTITUIBILE (10 minuti)

Procuratevi il solito cestino (o cestone se occorre!!) per buttare tutto ciò che non serve o che può essere recuperato (da file, da originali archiviati, ecc.) all'occorrenza. Per es.:

- testi e appunti scolastici o di corsi (a meno che siano recenti e quindi ancora aggiornati)
- vecchie riviste, giornali, ricevute, corrispondenze (da tenere solo se utili a fini fiscali); ricordarsi di distruggere documenti confidenziali
- strumenti che non vengono utilizzati (per esempio un fustellatrice a 3 buchi quando avete raccoglitori a 4 anelli!)
- cancelleria eccessiva
- aggeggi che non hanno scopo (decorativo, bellezza, ecc.)
- pile di documenti da leggere e che non leggerete mai!
- libri che non consultate
- vecchi computer o manuali di software che non servono
- cartoline di auguri per compleanni o festività (a meno che siano veramente speciali per voi)
- stampanti, scanner, fax fuori uso
- telefoni, computer, cellulari, ecc. non utilizzati 
- progetti abbandonati
- vecchi block notes che non servono da riferimento
- vecchie lampade, sedie ed altro equipaggiamento in pessimo stato
- doppioni di fustellatrici, righelli, forbici, ecc.
- qualsiasi altro oggetto che non avete usato negli ultimi 12 mesi
- qualsiasi altro oggetto rotto, consumato, inutile per la vostra professione

STEP 2: ARCHIVIARE (5 minuti)

Ogni altro oggetto che deve essere conservato ma di cui non avete un imminente bisogno, deve trovare alloggio fuori dal vostro ufficio. Quindi raccogliete tutti questi documenti ed oggetti in scatoloni e successivamente trovate loro posto in un archivio.

STEP 3: RISISTEMARE CIO' CHE REALMENTE SERVE

Tutto ciò che invece serve al vostro lavoro deve essere risistemato all'interno del vostro ufficio   in base alla frequenza d'uso.

Per es.:

* computer e agenda devono essere a portata di mano, sulla scrivania
* documenti e cancelleria di largo uso devono essere convenientemente accessibili, quindi in cassetti o nelle vaschette portadocumenti
* documenti e strumenti che vengono consultati saltuariamente possono trovare posto in armadi o scaffali non necessariamente a portata di mano

Se siete disposti a seguire questi tre step, anche in modo frettoloso, il vostro umore migliorerà e sarete più produttivi e fiduciosi nel vostro lavoro.

Alla fine provate a sedervi alla vostra scrivania e osservare la vostra postazione di lavoro. Non vi sentite già meglio?

COSA FARE E COSA NON FARE

#  non fate l'errore di tenere a portata di mano anche oggetti che usate raramente solo perché avete spazio: lavorare in un luogo sgombro vi rende più produttivi 

#  siate rigidi ed eliminate tutto ciò che non vi aiuta nel vostro lavoro. Ogni oggetto che rimane vi costa in termini di disordine mentale e distrazione.

OPZIONI

Se avete più tempo:

- togliete tutto dalla vostra scrivania, armadio, cassetti e completate gli step 1 e 2 rimettendo a posto tutto ciò che realmente serve, come suggerito nello step 3. Un po' di musica può rendere il tutto un po' divertente il lavoro!

Pronti, partenza... via!