Missione: organizzazione - part 18

Vivere una vita organizzata è molto più semplice quando si hanno a disposizione sistemi e strumenti che sono essi stessi ben ordinati.
Quindi in questa missione ci occuperemo di mantenere ordinato uno dei strumenti più utili ed utilizzati: il computer.
Nota: questa missione non prenderà in esame l'organizzazione di Email a cui sarà dedicata una missione in particolare.

STEP 1: CREARE DELLE MACRO CATEGORIE
Decidiamo massimo 5 grandi categorie sotto le quali catalogare ogni singolo documento, file, programma, ecc. che abbiamo nel computer.
Per esempio potrebbero essere:

1. Documenti
2. Foto
3. Musica

Se queste cartelle non sono ancora state create in cima alla vostra gerarchia, createle adesso. Se non avete musica o immagini da catalogare, non create queste cartelle. Se avete categorie alternative che utilizzate di più, aggiungetele.

STEP 2: CREARE LE SOTTOCATEGORIE DI DOCUMENTI

Ecco alcuni esempi:

BUSINESS & CARRIERA

1. Progetti correnti:
   - progetto A
   - progetto B
   - progetto C
2. Amministrazione
   - marketing
   - contabilità
   - legale
3. Personale
   
4. Archivio

ORGANIZZAZIONE DELLA CASA

1. Progetti correnti
   - progetto A
   - progetto B
   - progetto C
2. Famiglia
   - mamma
   - papà
   - figlio 1
   - figlio 2
3. Compiti/organizzazione famigliare
4. Personale
5. Archivio

STEP 3: CREARE SOTTOCARTELLE PER LE FOTO

Creare delle sottocartelle per le foto in accordo con la vostra modalità di ricerca delle foto.

Per es.:

• SOGGETTO - famiglia, giardini, vita selvaggia, ecc
• EVENTI O LUOGHI - vacanza in Africa, compleanno di Marco, matrimonio di Silvia, ecc
• DATE - utile solo se ricordate le cose per data altrimenti un eventuale ricerca futura diventa lunga

STEP 4: CREARE SOTTOCARTELLE PER LA MUSICA

Creare playlist in accordo ai vostri gusti.

Per es.:

• per GENERE - 80s, classica , elettronica, ecc.
• per UMORE O LUOGO - per ginnastica, per relax, per motivarvi, ecc.
• una COMBINAZIONE

STEP 5: CANCELLARE I DOCUMENTI, FOTO E MUSICA NON NECESSARI

Prendete il rischio di perdere qualcosa in cambio di una sensazione di pulizia del computer. Per non perdere niente potrete pensare ad un bel backup (vedi step 6), con successiva pulizia del computer lasciando solo i file che veramente utilizzate. Scoprirete che per la stragrande maggioranza dei file che avrete salvato nel backup e che avrete cancellato dal computer non sentirete l'esigenza di ripristinarli.

STEP 6: ARCHIVIATE TUTTO

Eseguite un backup di tutto in modo da poter cancellare e pulire per bene il vostro computer. Abbiamo solo 30 minuti quindi per ora non possiamo vagliare ogni singolo file, facendo un backup di tutto non avremo paura di perdere niente quando cancelleremo i dati dal computer.

STEP 7: PULIRE IL DESKTOP

Ripulire il computer dai file, compreso il desktop con i suoi link ai programmi e documenti.

Ora, non avete una netta sensazione di chiarezza e pulizia?

COSA FARE E COSA NON FARE

• non inserire una categoria "VARIE". E' un modo per evitare di prendere decisioni mentre invece noi abbiamo bisogno di prendere decisioni se vogliamo essere organizzati.
• creare meno categorie possibili: aiuta ad archiviare e ritrovare in poco tempo
• personalizzare la vostra gerarchia di cartelle, aggiungendo o togliendo categorie se ciò rende più agevole il vostro lavoro. Mantenete i nomi delle cartelle corti e chiari.

OPZIONI

Se avete più di 3 minuti da spendere potete:

• vagliare più attentamente i file ed archiviarli in cartelle più consone
• creare delle cartelle ad hoc per i bambini se questi utilizzano il computer e decidere con loro come strutturare il loro archivio
• scegliere uno sfondo nuovo per il desktop che vi motivi a mantenere tutto in ordine anche in futuro!