Missione: organizzazione - part 43

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Una to-do list, una lista delle cose da fare, non realistica mina la sua efficacia in due modi:

• contenendo troppi elementi, si viene distratti, confusi, si perdono di vista i compiti che invece sono importanti
• l'impossibilità di completare alcuni task, crea demotivazione e riduce l'autostima.

In questa missione daremo una spinta alla produttività e alla motivazione personale, ripulendo la nostra to-do list.

Ricordate: per questa missione avete 30 minuti di tempo. Per il timer cliccate qui.

STEP 1: CONTROLLARE IL MODO REALISTICO LA TO-DO LIST (5 MINUTI)

Ora dirò una cosa che non incontrerà il vostro favore:

Non c'è mai abbastanza tempo per fare ogni compito inserito nella to-do list!

Il tempo e l'energia sono limitate ma i task come leggere, shopping, impegni famigliari, email, aggiustamenti in casa, ecc. sono senza fine!

E adesso le buone notizie.

C'è abbastanza tempo per fare le cose importanti!

Ma finché pensate che tutto può essere fatto basta avere il giusto strumento di programmazione (diario, assistente, task manager software, ecc), non vi focalizzerete su ciò che veramente è importante.

E le cose importanti sono le uniche che devono entrare nella vostra to-do list.
In questi 5 minuti fate mente locale a quanto vi ho detto e focalizzate i vostri punti importanti.



STEP2: RIPULITE LA VOSTRA TO-DO LIST (20 MINUTI)
Ora che abbiamo fatto pace con la realtà, troviamo tutti i task che ci causano la sensazione di sopraffazione, di poca motivazione e che ci distolgono dalle cose importanti.
Fate sempre un confronto tra il vostro tempo limitato e l'infinità di compiti che compaiono della lista ed eliminate quelli che non permettono di utilizzare in modo eccellente il vostro tempo.
Per es.

• compiti trascinati da tempo da una lista ad un altra: se non si è riusciti a completare il task finora vuol dire che non era importante, quindi eliminatelo dalla lista e aspettate tempi migliori, quando vi sentirete più motivati e più liberi per dedicarvi. Nel frattempo avrete guadagnato diminuendo la frustrazione quotidiana di vederveli nella lista.
• impegni che vi fanno sentire virtuosi ma che in sostanza non contribuiscono a soddisfare le tue priorità. Sono esempi:
  - partecipare a meeting non interessanti, dove il tuo contributo è piccolo o nullo
  - leggere e rispondere a email che sono inutili o di poca importanza
  - preparare report su informazioni che possono essere utilizzate tal quali dall'utilizzatore senza necessità di un report
  - lavorare a progetti di poco valore
  - fare qualcosa in modo perfetto, quando è sufficiente solo la sufficienza
  - abbellire documenti con sofisticate formattazioni, informazioni, ricerche, ecc.
  Nessuno di questi compiti è inutile di per sé, semplicemente ruba del tempo ed energia dalle cose importanti.
• priorità di altre persone: è raro che non si abbiano questo tipo di attività nella to-do list, piuttosto non ci si accorge che ci sono! Fanno parte di questa categoria:
  - il modo di allevare i vostri figli
  - il tipo di lavoro che dovresti fare
  - il modo in cui la tua casa deve essere arredata
  - le attività che un uomo o una donna dovrebbero fare
  - il tipo di libri che si dovrebbe leggere
  Non vi è mai capitato per esempio di segnarvi che dovete leggere quel libro o quell'articolo solo perché l'hanno letto tutti in ufficio? Questo è un task che avete inserito nella to-do list perché era la priorità di qualcun altro!

STEP 3: RIVEDETE LA VOSTRA TO-DO LIST RIPULITA (5 MINUTI)

Ora che avete ripulito la lista, guardate cosa rimane: la lista dovrebbe risultare più corta, più focalizzata sulle priorità e sulla motivazione (se non fosse così ripetete i punti 1 e 2).

Dovreste sentirvi più fiduciosi e con le idee più chiare.

COSA FARE E COSA NON FARE

• Non fatevi distrarre dall'apparente importanza di tasks che non contribuiscono in modo positivo alle vostre priorità. Tenete a mente che state cercando di guadagnare tempo per le cose importanti.
• Siate spietati! Ogni punto della lista vi costa in termini di efficienza, di produttività e motivazione.

OPZIONI

Se avete più tempo:

• completate la missione come famiglia: è un ottimo modo per capire cosa è importante per ciascun membro della famiglia e cancellare ciò che non interessa a nessuno.
• completate la missione con il vostro capo: fate chiarezza nelle cose che il vostro capo si aspetta da voi e sarà più facile eliminare ciò che non serve.
• completate la missione col vostro business partner o il vostro team: rimuovete gli elementi a basso valore aggiunto e il vostro reparto ne guadagnerà in produttività e motivazione.

Ora, siete pronti per cominciare questa importante missione?