Missione: organizzazione - part 33

fonte: http://www.getorganizedwizard.com/

Ricordate quando era così divertente ricevere le mail? Ultimamente ricevere una mail è diventato quasi un dispiacere che un piacere per molte persone. Sono tante, troppe le mail che ci arrivano: non sto solo parlando delle catene di S. Antonio di amici che mandano presentazioni carine, appelli per adozioni di animali o raccolte di soldi per bambini malati, ma anche il numero di aggiornamenti che arrivano da newsletter sottoscritte un po' troppo superficialmente.

Se volete riprendere il senso di controllo della vostra casella di posta elettronica, seguite questi 4 step descritti in questa missione.

Vi occuperà solo 30 minuti del vostro tempo!

STEP 1: CANCELLARE (5 MINUTI)

Fate scorrere velocemente le mail. Se non avete l'obbligo della risposta o tenere la mail (per esempio come ricevuta), cancellate.

Spendete 5 minuti a cancellare le mail non necessarie.

NOTA: se non ve la sentite di eliminare definitivamente la posta, createvi una cartella "zCestino" dove riporre temporaneamente le mail (la z davanti al nome serve per posizionare la cartella alla fine delle altre in modo da non infastidire).

STEP 2: CANCELLARE LE SOTTOSCRIZIONI (5 MINUTI)

Man mano che cancellate prendete nota delle sottoscrizioni alle newsletter correlate.

A meno che siano utili, considerate la possibilità di cancellarvi dalla lista (di solito è abbastanza semplice, c'è quasi sempre un link in fondo alla mail a tale scopo).

Se restate iscritti perchè pensate che un giorno quelle informazioni vi saranno utili, considerate la possibilità che le stesse informazioni possono essere reperite, forse più velocemente, con una ricerca in internet.

E non vi illudete che la conservazione di queste informazioni sia senza prezzo solo perchè vi arrivano gratuitamente: in realtà la gestione di queste mail via "costa" il vostro tempo.

STEP 3: UTILIZZATE LE REGOLE

In Microsoft Outlook è possibile impostare delle regole in modo da autogestire la posta basate sul mittente, l'oggetto o altri parametri (altri programmi di gestione della posta hanno funzioni simili).

Spendete 10 minuti per creare le regole che possono risparmiarvi tempo.

Per esempio:

- evidenziare in rosso le mail che arrivano dal vostro capo in modo da renderle evidenti

- spostare le mail in cartelle dedicate al soggetto che interessa (per esempio se siete iscritti ad una newletter di cucina potete impostare che quando arrivano mail con la parola "cucina" nell'oggetto vengano automaticamente spostate nella cartella "Cucina"

Per impostare le regole fate riferimento alla guida del vostro software di gestione mail.

STEP 4: UTILIZZARE GLI AVVISI (10 MINUTI).

Sempre in Microsoft Outlook potete settare degli allarmi/avvisi per notificarvi quando arriva una mail da un determinato mittente o con una particolare parola nell'oggetto. Analogamente altri software offrono lo stesso servizio.

Dedicate quindi 10 minuti per settare questi allarmi in modo da focalizzarvi sulle mail più importanti.

Se avete un alto numero di mail in entrata, i quattro step vi permettono di ottenere diversi benefici:

§ la cancellazione delle mail indesiderate vi dà subito una chiara visione di quelle importanti e una pulizia mentale

§ la cancellazione dalle newsletter inutili vi fa risparmiare tempo nella loro gestione

§ le regole vi permettono di semplificare e velocizzare la gestione delle mail

§ gli allarmi vi permettono di non perdere comunicazioni importanti

COSA FARE E COSA NON FARE

# Non pensateci troppo sopra. Se tendete a sovranalizzare la scelta se tenere o buttare, utilizzate la cartella xCestino in modo da velocizzare questa fase.

# Mettete "a dieta" di informazioni. Iscrivetevi solo alle newsletter che realmente leggete.

Con questo è tutto! Ecco il timer per i vostri 30 minuti.

Pronti... partenza... via!